Solusi yang baik harus diawali dengan pengidentifikasian masalah dengan baik. Ilustrasinya terkait pengidentifikasian masalah seperti bisa dilihat artikelnya disini, dimana pertanyaaan yang baik dapat menggiring pada pemecahan masalah yang baik.Konsultan, baik konsultan keuangan, konsultan manajemen, dan profesi sejenis, harus kritis dalam urusan yang satu ini. Kurang terampil membedakan gejala dan masalah bisa menyebabkan usulan pemecahan masalah bersifat sia-sia, dan bahkan dapat memperparah kondisi yang sudah ada.
Gejala atau symtom, sebenarnya merupakan efek yang timbul akibat adanya masalah. Untuk mengatasi masalah, kita tidak bisa hanya menghilangkan efek tersebut. Cari akar permasalahannya, dan kemudian beri treatmen pemecahan masalah. Demikian pula sebaliknya, bila kita bisa mengidentifikasi masalah (problem) dengan baik dari gejala-gejala yang ada, biasanya efek gejala tersebut akan sendirinya hilang dengan diatasinya masalah tersebut.
Satu masalah, biasanya dicerminkan dengan beberapa gejala. Logikanya, keberadaan masalah di suatu elemen pembentuk sistem, membuat tingkat sinergi sistem tersebut akan berkurang. Ketimpangan ini yang kemudian menciptakan gejala-gejala baru. Permasalahan yang menyebabkan timbulnya gejala-gejala ini harus cepat diidentifikasi dan diberi perlakuan pemecahan masalah. Jika tidak segera diberi treatment atau pengobatan, bukan tidak mungkin, gejala-gejala tersebut berubah menjadi masalah-masalah baru. Tambah runyam deh.
Contoh kasus dibidang keuangan praktis, misalnya dalam keluarga. Kondisi dimana suatu keluarga yang selalu mengalami kesulitan keuangan. Bagi yang gajian, gaji habis padahal masih tengah bulan. Gaji habis, bukan merupakan masalah. Ini adalah gejala. Coba identifikasi gejala, gejala yang lain, misalnya tidak ada program keuangan jangka panjang keluarga. Tidak adanya anggaran untuk keperluan tiba-tiba. Ini semua adalah gejala.
Lalu, permasalahannya kira-kira apa? Coba ajukan beberapa kemungkinan akar permasalahaanya. Dengan menggunakan konsep gugus kendali mutu (GKM), kita bisa melibatkan seluruh anggota keluarga. Atau bila tidak memungkinkan, bapak, ibu, dan satu anak representatif, cukup untuk bisa mengidentifikasi alternatif akar masalahnya. Masing-masing mengajukan gambaran permasalahan yang dihadapi. Dari situ nanti muncul beberapa alternatif masalah seperti, pertama, terlalu banyak pengeluaran yang tidak begitu prioritas, misalnya jajan. Kedua, kurangnya gaji bulanan untuk pos pengeluaran rutin. Ketiga, terlalu besarnya proporsi pembayaran angsuran kredit, hingga menggerus jumlah kas yang dipegang, dan lain sebagainya.
Dalam konteks keuangan (dan berlaku juga dalam konteks yang lebih luas), permasalah sendiri, memiliki tiga bentuk yaitu permasalah terstruktur, dimana sangat sederhana dan hubungan sebab akibatnya mudah dibaca, contohnya boros akibatnya pengeluaran melunjak . Bentuk permasalahan selanjutnya adalah permasalah tidak terstruktur contohnya bencana alam yang termasuk dalam kategori force major contohnya dana cadangan untuk jaga-jaga, besaran pengeluarannya tidak bisa diprediksi dengan tepat. Sedangkan permasalahan semi tersetruktur, misalnya kita ingin memenovasi rumah. Selain dana aggaran yang dapat diprediksi terkadang kita juga harus menghadapi force major seperti banjir pada saat renovasi sehingga banyak material rusak dan pengerjaan lambat dan tidak sempurna yang berujung pada dibutuhkannya dana tambahan untuk renovasi.
Dari beberapa pengajuan alternatif masalah, kita diperhadapkan pada kendala keakuratan dalam merumuskan masalah. Untuk meminimalisir terjadi kesalahan dalam mengidentifikasi dan menentukan akar masalah, sebenarnya ada 7 alat yang dapat digunakan, antara lain: check sheet & grafik, stratifikasi, diagram pareto, diagram sebab-akibat, histogram, scatter diagram, control chart. Kita membahasnya selanjutnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar