Gugus Kendali Mutu: Daur Pengendalian Mutu

Di pembahasan sebelumnya kita telah membahas mengenai definisi Gugus Kendali Mutu. Setelah membahas bagaimana cara mengidentifikasi masalah, kita selanjutnya melangkah pada sekuens selanjutnya yaitu daur pengendalian mutu.

DR. Edward Deming memperkenalkan konsep Daur Pengendalian Mutu (Quality Control Cycle, QQC) yang memberikan gambaran bagaimana langkah-langkah yang harus diambil oleh tim dalam gugus kendali mutu untuk terus-menerus melakukan perbaikan. Konsep QQC ini berupa serangkaian langkah Plan, Do, Check, Action (PDCA) yang dijelaskan dengan langkah-langkah beserta contoh penerapannya dalam keuangan praktis berikut:

1. Plan. Merupakan rencana perubahan untuk perbaikan. Untuk contoh kasus pada penyempurnaan sistem informasi keuangan. Mungkin awalnya perusahaan hanya menggunakan spread sheet untuk sebagai suatu sistem informasi keuangan yang lebih dominan dikerjakan secara manual. Seluruh kegiatan keuangan dicatat dimasukkan dalam spread sheet kemudian diolah hingga diperoleh informasi keuangan yang diinginkan. Menyadari kondisi yang sangat menyita waktu dan tidak efisian ini, manajemen kemudian merencanakan untuk membuat suatu sistem informasi keuangan yang lebih otomatis untuk menutupi kelemahan sistem sebelumnya.
2. Do. Lakukan perubahan untuk perbaikan yang telah direncanakan sebelumnya. Setelah sistem baru dibuat kemudian sistem tersebut harus dijalankan. Ada beberapa metode peralihan ke sistem baru yang dapat dipilih oleh perusahaan. Misalnya batch, pilot, atau cut off. Akan tetapi lebih banyak perusahaan yang memilih menggunakan pilot karena dengan cara ini, risiko kesalahan dan kerusakan data akibat bug dari program yang belum sempurna, dapat diminimalisir. Sistem ini dijalankan untuk beberapa periode waktu, misalnya 6 bulan, untuk selanjutnya akan dilakukan langkah selanjutnya.
3. Check. Uji efek perubahan. Setelah sistem informasi keuangan yang baru dijalankan, harus dilakukan pemeriksaan kembali, apakah sistem tersebut sudah berjalan seperti apa yang diharapkan. Bila ternyata sudah, lanjutkan ke langkah berikutnya. Langka ini juga diperlukan untuk mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan sistem dimana kelemahan sistem informasi keuangan yang dibuat, yang mendapat perhatian lebih. Hasil identifikasi ini diharapkan akan menjadi masukan bagi penyempurnaan sistem selanjutnya.
4. Action. Laksanakan perubahan yang telah diuji. Disini, penggunaan sistem baru, sudah siap, dan digunakan secara penuh. Sistem lama ditinggalkan. Proses ini memakan waktu yang relatif lebih panjang, misalnya dalam hitungan beberapa tahun. Selama sistem berjalan, review tetap dilakukan untuk dijadikan bahan masukan bagi penyempurnaan selanjutnya. Kemudian langkah selanjutnya, kembali lagi ke langkah 1. (plan).